Sicherheits- und Datenschutzrichtlinie

Wenn in dieser Datenschutzerklärung von „ACT“, „wir“, „uns“ oder „unser“ die Rede ist, bezieht sich dies auf das ACT-Unternehmen, das über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen dieser Datenschutzerklärung entscheidet. Sollten Sie Zweifel darüber haben, welches ACT-Unternehmen Ihre personenbezogenen Daten in einer bestimmten Situation kontrolliert, wenden Sie sich bitte an den zentralen Kontaktpunkt der ACT-Gruppe unter den in Abschnitt 7 dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Daten mit größtmöglicher Sorgfalt behandeln.

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Kunden, potenziellen Kunden, Bewerber sowie anderer Personen, die unsere Website (https://www.actgroup.com/) besuchen oder mit uns Kontakt aufnehmen.

Jede Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unterliegt den geltenden Anforderungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr sowie zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung, „DSGVO“) sowie dem niederländischen Umsetzungsgesetz der DSGVO und/oder sonstigen anwendbaren lokalen Gesetzen und Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten (zusammen als „Datenschutzgesetze“ bezeichnet).

1. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage?

Personenbezogene Daten von (Ansprechpartnern bei) Kunden

Wir verarbeiten die Kontaktdaten (Name, Firmenname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) unserer Ansprechpartner bei Kunden, um Aufträge für unsere Kunden auszuführen und um diese Personen im Zusammenhang damit zu kontaktieren. Wir verwenden diese Daten auch, um unsere Tätigkeiten abzurechnen. Die Verarbeitung der Kontaktdaten basiert rechtlich auf dem berechtigten Interesse von ACT (da die Ansprechpartner streng genommen keine Vertragspartei zwischen ACT und den Kunden sind). Dies ist anders für Kunden, die natürliche Personen sind (z. B. selbstständige Einzelunternehmer ohne Angestellte). Die Verarbeitung ihrer Daten ist notwendig, um den Vertrag mit den Kunden zu erfüllen.

Wir nutzen die Kontaktdaten der Kunden auch im Zusammenhang mit dem Beziehungsmanagement, beispielsweise um Weihnachtskarten oder Geburtstagswünsche zu versenden. Zu diesem Zweck können wir auch das Geburtsdatum der Ansprechpartner unserer Kunden verarbeiten. Diese Verarbeitung ist notwendig im Hinblick auf das berechtigte Interesse von ACT, eine gute Beziehung zu seinen Kunden zu pflegen.

Schließlich nutzen wir die Kontaktdaten der Kunden, um gelegentlich Kundenzufriedenheitsumfragen durchzuführen. Selbstverständlich sind Kunden nicht verpflichtet, an solchen Umfragen teilzunehmen. Diese Verarbeitung ist notwendig im Hinblick auf das berechtigte Interesse von ACT, seine Dienstleistungen zu verbessern.

Aufzeichnung von Gesprächen im Handelsraum

Wir zeichnen Telefonate auf, die im Handelsraum sowie von der Operations-Abteilung unseres Kraftstoffbereichs mit Ansprechpartnern bei Kunden geführt werden, um Handelsnachweise zu dokumentieren und unsere Dienstleistungen zu verbessern. Diese Verarbeitung ist notwendig im Hinblick auf das berechtigte Interesse von ACT, nachweisen zu können, dass eine Bestellung für die Transaktion erteilt wurde, und die Transparenz unserer Kommunikation mit den Kunden zu gewährleisten.

Personenbezogene Daten von Interessenten

Wir verarbeiten die Kontaktdaten (Name, Firmenname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) von Ansprechpartnern potenzieller und ehemaliger Kunden, um sie zu kontaktieren, ihnen unsere Dienstleistungen anzubieten und ihnen Feiertagsgrüße zu senden. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten im berechtigten Interesse, unsere Tätigkeiten auszuführen und neue Aufträge zu gewinnen. Außerdem nutzen wir öffentlich zugängliche Quellen, um die Kontaktdaten potenzieller Kunden zu erhalten.

Kontaktaufnahme

Wenn Sie über das Kontaktformular auf unserer Website, per E-Mail, über soziale Medien oder telefonisch mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir die uns bereitgestellten Daten. Dazu gehören in der Regel der Name, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer und der Inhalt des Kontakts (z. B. eine Frage). Diese Informationen nutzen wir, um gegebenenfalls die betreffende Person zu kontaktieren, beispielsweise um eine Frage zu beantworten. Wir können diese Daten zu unseren Interessentendateien hinzufügen (siehe oben). Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten im berechtigten Interesse, unsere Tätigkeiten auszuführen und neue Aufträge zu gewinnen.

Rekrutierung und Bewerbungsverfahren

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die uns potenzielle Mitarbeiter zur Verfügung stellen, oder die wir von einer Personalagentur oder über LinkedIn erhalten. Dazu können Kontaktdaten und grundlegende Informationen (wie Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer), Rekrutierungsinformationen (wie Lebenslauf und alle darin enthaltenen Informationen) sowie Informationen gehören, die auf LinkedIn veröffentlicht wurden.

Wenn ein Bewerber zu einem

Vorstellungsgespräch eingeladen wird, verarbeiten wir zusätzlich zu den oben genannten Informationen alle weiteren Angaben, die der Bewerber uns zur Verfügung stellt. Dazu können Angaben zur Ausbildung, Berufserfahrung und Referenzen sowie die Korrespondenz zwischen Ihnen und uns während des Bewerbungsprozesses gehören.

Für die zweite Runde des

Bewerbungsverfahrens können wir Daten aus einem Persönlichkeitstest sowie Informationen zu Motivation, Talent und Kompetenzen verarbeiten, um zu entscheiden, ob der Bewerber in die Organisation passt.

In der letzten Phase des

Bewerbungsverfahrens können wir ein Screening vor der Einstellung durchführen, unter anderem durch die Beauftragung einer externen Agentur, den Bewerber im Rahmen einer Integritätsprüfung und/oder eines Persönlichkeitstests zu überprüfen. Der Erhalt eines Führungszeugnisses („Verklaring Omtrent het Gedrag“) ist Teil dieser Prüfung. Wir führen das Screening nur durch, wenn es für die betreffende Position notwendig ist. Das Screening ist hochsicher und wird mit größtmöglicher Sorgfalt und Berücksichtigung durchgeführt.

Die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Rekrutierungs- und Bewerbungsverfahren ist, dass diese Verarbeitung ein notwendiger Schritt zum Abschluss eines Vertrags ist, sowie das berechtigte Interesse von ACT, neue Mitarbeiter zu rekrutieren und einzustellen. Falls Sie für die aktuelle Position, auf die Sie sich beworben haben, nicht eingestellt werden, können wir Sie in Zukunft für eine andere (ähnliche) Position bei ACT kontaktieren. Die rechtliche Grundlage hierfür ist Ihre Einwilligung.

Wenn Sie als Bewerber unsere

Räumlichkeiten für ein Vorstellungsgespräch besuchen, verarbeiten wir auch Bildmaterial, auf dem Sie abgebildet sind, das über die Sicherheitskameras (CCTV) aufgenommen wurde. Wir verarbeiten diese Informationen im Hinblick auf unser berechtigtes Interesse, unsere interne Integrität, Zugangskontrollen und die Sicherheit unserer Räumlichkeiten zu gewährleisten.

Besucher der Website

Schließlich verarbeiten wir Informationen über die Besucher unserer Website (oder genauer gesagt über deren Mobilgerät), indem wir bei jedem Besuch unserer Website Cookies setzen. Diese Informationen umfassen beispielsweise die von Ihnen besuchten Seiten, die IP-Adresse Ihres Geräts, das von Ihnen verwendete Betriebssystem, Netzwerkinformationen Ihres Browsertyps sowie den Datenverkehr zu und von unserer Website. Die rechtliche Grundlage hierfür ist die Einwilligung, die wir bei jedem Besucher bei seinem ersten Besuch auf unserer Website einholen (für nicht datenschutzfreundliche und Werbe-Cookies), sowie unser berechtigtes Interesse (für funktionale und datenschutzfreundliche Analyse-Cookies). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen und/oder der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses widersprechen. Weitere Informationen zu den von uns gesetzten Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

2. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Grundsätzlich bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten nicht länger auf, als es für den Zweck bzw. die Zwecke, die in dieser Datenschutzerklärung angegeben sind, erforderlich ist, und in Übereinstimmung mit (lokalen) gesetzlichen Verpflichtungen. Nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist löschen oder anonymisieren wir Ihre personenbezogenen Daten, es sei denn, wir müssen die Daten für einen oder mehrere andere Zwecke aufbewahren. In diesem Fall stellen wir sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten nur für diesen anderen Zweck zugänglich sind.

Personenbezogene Daten von Kunden und deren Ansprechpartnern

In der Regel speichern wir die personenbezogenen Daten unserer Ansprechpartner bei Kunden zwei Jahre nach Abschluss der letzten Transaktion mit diesem Kunden. Unsere Buchhaltung, einschließlich Rechnungen und anderer Dokumente, die personenbezogene Daten von Beteiligten enthalten, bewahren wir sieben Jahre nach Ende des Geschäftsjahres auf, um unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht zu Steuerzwecken nachzukommen.

Aufzeichnungen von Gesprächen im Handelsraum

Die Aufzeichnungen von Gesprächen im Handelsraum werden so lange aufbewahrt, wie die Informationen benötigt werden, mit einer Mindestaufbewahrungsfrist von fünf Jahren.

Personenbezogene Daten von Interessenten

Die personenbezogenen Daten von Interessenten werden auf Antrag der betroffenen Person oder spätestens ein Jahr nach der letzten Kommunikation mit der betroffenen Person gelöscht.

Andere Kontaktdaten

Wir speichern andere Kontaktdaten ein Jahr nach dem letzten Kontakt oder bis Sie uns auffordern, diese zu löschen.

Rekrutierungs- und Bewerbungsverfahren

Informationen über Bewerber, die nicht eingestellt werden, werden bis vier Wochen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens aufbewahrt. Wenn Sie Ihre Einwilligung gegeben haben, werden Ihre Daten für einen Zeitraum von einem Jahr gespeichert, damit wir Sie für zukünftige Stellenangebote in Betracht ziehen können. Diese Fristen sind notwendig, damit wir die Bewerbung des Bewerbers bewerten, einen Talentpool erstellen, der für uns von großem Wert ist, und den Bewerber möglicherweise über zukünftige Möglichkeiten informieren können, die mit dieser Datenschutzerklärung übereinstimmen.

Was die Aufnahmen der Sicherheitskameras (CCTV) betrifft, so speichern wir Ihre personenbezogenen Daten maximal vier Wochen. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden Ihre personenbezogenen Daten automatisch gelöscht, es sei denn, die Aufnahmen werden im Zusammenhang mit einem Vorfall oder einer Notlage benötigt. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie in diesem Zusammenhang nicht mehr erforderlich sind.

Personenbezogene Daten von Besuchern

Personenbezogene Daten, die wir über Sie als Website-Besucher erheben, werden nicht länger als notwendig gespeichert. Die geltenden Aufbewahrungsfristen sind in unserer Cookie-Richtlinie angegeben.

Bitte kontaktieren Sie uns über die unten angegebenen Kontaktdaten, wenn Sie Fragen zu spezifischen Aufbewahrungsfristen haben.

3. Wo speichern und übertragen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Soweit es für die oben genannten Zwecke erforderlich ist, können wir personenbezogene Daten innerhalb der ACT-Gruppe von Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen sowie an Dritte weitergeben, die sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) befinden.

Innerhalb der ACT-Gruppe von Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen haben wir eine Mustervereinbarung auf der Grundlage der von der Europäischen Kommission in der Entscheidung vom 4. Juni 2021 (EC 2021/914C) genehmigten Standardvertragsklauseln sowie anderer anwendbarer Gesetze abgeschlossen.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte außerhalb des EWR übertragen, wenden wir geeignete Schutzmaßnahmen an, die ein angemessenes Schutzniveau für Ihre Rechte und Freiheiten als betroffene Person gemäß der DSGVO gewährleisten. Dies tun wir beispielsweise, indem wir uns auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gemäß Artikel 45 DSGVO stützen, Verträge auf der Grundlage der von der Europäischen Kommission ausgestellten Standardvertragsklauseln für Datenübertragungen abschließen oder andere geeignete Schutzmaßnahmen gemäß Artikel 46-49 DSGVO umsetzen.

Wenn Sie weitere Informationen über die internationale Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten erhalten möchten, kontaktieren Sie uns bitte über die am Ende dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten.

4. Mit wem teilen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir teilen Ihre personenbezogenen Daten intern und mit Dritten unter den folgenden Umständen:

• Innerhalb der ACT-Gruppe von Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen.

• Personenbezogene Daten werden elektronisch gespeichert und können in E-Mails enthalten sein, die wir senden oder empfangen, und werden folglich von unseren IT-Anbietern gespeichert (und verarbeitet). Wir haben Datenverarbeitungsverträge mit diesen Anbietern abgeschlossen, die mindestens das gleiche Maß an Sicherheit und Zuverlässigkeit gewährleisten, wie Sie es von uns erwarten können.

• Mit anderen Dienstleistern, die Ihre personenbezogenen Daten in unserem Auftrag im Rahmen der Erbringung ihrer Dienstleistungen verarbeiten. Wir haben Datenverarbeitungsverträge mit diesen Anbietern abgeschlossen, die mindestens das gleiche Maß an Sicherheit und Zuverlässigkeit gewährleisten, wie Sie es von uns erwarten können.

• Wir können auch Daten mit Unternehmen teilen, die für uns Kundenzufriedenheitsumfragen durchführen.

• Rekrutierungs- und Bewerbungsdaten werden in unserer Rekrutierungssoftware von Greenhouse Software, Inc., einem Cloud-Dienstleister mit Sitz in den Vereinigten Staaten, gespeichert, der von ACT beauftragt wurde, den Rekrutierungs- und Einstellungsprozess im Namen von ACT zu verwalten. Wenn ein Bewerber in die nächste Phase des Bewerbungsverfahrens übergeht, können seine/ihre personenbezogenen Daten auch mit einer Bewertungsagentur geteilt werden und, falls erforderlich und in Absprache, mit Validata Group B.V. (D/B/A CV-OK), der Agentur, die Überprüfungen für uns durchführt. CV-OK hat eine Lizenz der niederländischen Datenschutzbehörde zur Verarbeitung von Strafregisterdaten (falls erforderlich). Die über Cookies gesammelten Daten werden von den Anbietern dieser Cookies verarbeitet. Weitere Informationen finden Sie in unserer Cookie-Erklärung.

• Wir können auch die personenbezogenen Daten von Ansprechpartnern bei Kunden mit Dritten teilen, wenn dies zur Ausführung Ihrer Bestellung erforderlich ist. Beispielsweise können wir Ihre Daten mit Verkäufern oder Regulierungsbehörden teilen (falls erforderlich).

• Mit unseren externen Beratern, wie Wirtschaftsprüfern, Beratern, Anwälten und unserem Steuerberater. Unser Steuerberater kann z. B. Zugang zu den personenbezogenen Daten von Ansprechpartnern bei Kunden haben.

• Wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, aufgrund eines Gerichtsbeschlusses oder eines anderen rechtlichen Verfahrens, z. B. mit Strafverfolgungsbehörden oder anderen Regierungsbehörden, um unsere gesetzlichen Rechte geltend zu machen oder in Verbindung mit einer Unternehmensübertragung.

• Mit anderen Dritten, wenn Sie Ihre Zustimmung gegeben haben oder wenn dies aus einer gesetzlichen Bestimmung resultiert.

5. Wie werden Ihre Daten geschützt?

Wir haben eine strikte Sicherheitsrichtlinie eingeführt, die geeignete technische und organisatorische Maßnahmen umfasst, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff durch Dritte zu schützen. Wir wenden strenge Zugriffsberechtigungen sowohl offline als auch online an, unsere Server werden regelmäßig gesichert und unsere Verbindungen sind sicher. Unsere Server befinden sich in den Niederlanden.

6. Welche Rechte haben Sie?

Als betroffene Person haben Sie eine Reihe von Rechten, die Sie im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ausüben können:

• Recht auf Auskunft: Sie haben das Recht, eine Kopie der personenbezogenen Daten zu erhalten, die wir über Sie speichern, sowie Informationen darüber, wie wir diese verwenden. Ihre personenbezogenen Daten werden Ihnen in der Regel digital zur Verfügung gestellt, oder wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre personenbezogenen Daten vor Ort einzusehen. Wir können einen Identitätsnachweis verlangen, bevor wir die angeforderten Informationen bereitstellen.

• Recht auf Berichtigung: Wir unternehmen angemessene Schritte, um sicherzustellen, dass die Informationen, die wir über Sie speichern, korrekt und vollständig sind. Sollten Sie jedoch der Meinung sein, dass dies nicht der Fall ist, haben Sie das Recht, die Berichtigung unvollständiger oder unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen, die wir über Sie verarbeiten.

• Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, z. B. wenn die personenbezogenen Daten für den ursprünglichen Zweck, zu dem sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind, wenn die Daten veraltet sind oder wenn Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung widerrufen. Dies muss jedoch gegen andere Faktoren abgewogen werden. Beispielsweise können wir Ihrem Antrag möglicherweise aufgrund bestimmter gesetzlicher oder regulatorischer Verpflichtungen nicht nachkommen.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns zu verlangen, die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten (vorübergehend) einzustellen, z. B. wenn Sie der Meinung sind, dass die personenbezogenen Daten, die wir über Sie speichern, ungenau sind, oder wenn Sie der Meinung sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen.

• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben möglicherweise das Recht, zu verlangen, dass wir die personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, an eine dritte Partei Ihrer Wahl übertragen. Dieses Recht kann nur ausgeübt werden, wenn Sie uns die personenbezogenen Daten zur Verfügung gestellt haben und wir diese Daten automatisiert auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder zur Erfüllung unserer Verpflichtungen aus einem Vertrag mit Ihnen verarbeiten.

• Recht auf Widerspruch: Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, die auf unseren berechtigten Interessen beruht. Für Zwecke, die auf unseren berechtigten Interessen beruhen, werden wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf dieser Grundlage einstellen, wenn Sie Widerspruch einlegen, es sei denn, wir haben zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung.

• Rechte in Bezug auf automatisierte Einzelentscheidungen: Sie haben das Recht, keiner Entscheidung unterworfen zu werden, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruht und die rechtliche Auswirkungen für Sie hat oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Wenn Sie von einer automatisierten Entscheidung betroffen sind und mit dem Ergebnis nicht einverstanden sind, können Sie uns kontaktieren, um eine Überprüfung der Entscheidung zu beantragen.

• Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung: Wir können Sie in bestimmten Fällen um Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bitten. Wenn wir dies tun, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. ACT wird die Verarbeitung so bald wie möglich nach dem Widerruf Ihrer Einwilligung einstellen. Dies berührt jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf der Einwilligung.

Wenn Sie eines Ihrer Rechte ausüben möchten, können Sie uns über die in Abschnitt 7 dieser Datenschutzerklärung genannten E-Mail-Adresse oder Telefonnummer kontaktieren. Bitte beachten Sie, dass es Ausnahmen und Einschränkungen für jedes dieser Rechte gibt und dass wir Ihrem Antrag möglicherweise nicht nachkommen müssen.

Wenn Sie mit der Art und Weise, wie wir Ihre Beschwerde behandelt haben, nicht zufrieden sind oder es vorziehen, Ihre Beschwerde nicht an uns zu richten, können Sie auch eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) über deren Website einreichen www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

7. Kontaktinformationen

Wenn Sie nach dem Lesen dieser Datenschutzerklärung Fragen dazu haben, wie eines oder mehrere Unternehmen der ACT-Gruppe mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen, oder wenn Sie Ihre Rechte gemäß den Datenschutzgesetzen ausüben möchten, oder wenn Sie eine Beschwerde über unsere Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten einreichen möchten, können Sie unseren zentralen Kontaktpunkt der ACT-Gruppe telefonisch unter der Nummer +31(0)20-2199268 oder per E-Mail an HStrikwerda@actcommodities.com.

8. Änderungen

Mitunter können sich Änderungen bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder der geltenden Gesetzgebung ergeben. In einem solchen Fall können wir diese Datenschutzerklärung ändern. Im Falle wesentlicher Änderungen werden wir eine aktualisierte Version auf der Website veröffentlichen und/oder (soweit möglich) Sie über diese Änderungen per E-Mail informieren.

Version August 2023